INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO EUROPEO 679/2016

1. PREMESSA

La piattaforma “POLIforWORK” composta dal portale web poliforwork.it e dalla app POLIforWORK, è stata sviluppata da Appocrate S.r.l. con sede a Brescia, via Fratelli Bandiera, 18 – 25122, P.IVA 035035630986.

Il servizio POLIforWORK è stato sviluppato per offrire alle Aziende uno strumento di comunicazione diretta tra il dipendente ed il medico del lavoro competente, per il monitoraggio de propria sintomatologia, anche attraverso un servizio di messaggistica privata e/o videochiamata.

2. TITOLARE E RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del Trattamento del Dato è il Rappresentante legale dell’azienda in cui lavora.

I Suoi dati personali vengono gestiti dal Suo datore di lavoro attraverso il portale web POLIforWORK.it e sono: Nome, Cognome, Codice Fiscale, indirizzo e-mail, numero di telefono.

Attraverso il portale viene effettuato l’accoppiamento dei Suoi dati anagrafici con un codice univoco che le permette di attivare l’app POLIforWORK a Lei dedicata, che le consentirà una comunicazione diretta con Il Medico del lavoro assegnatole dalla Sua Azienda (di seguito Medico Competente).

I dati che Lei inserisce all’interno dell’app saranno disponibili e visibili soltanto dal Medico Competente indicato dal datore di lavoro, che sarà quindi Responsabile del Trattamento del Dato.

Eventuali altri dati potranno essere inseriti dal medico competente all’interno del portale web POLIforWORK.it con riferimento allo stato di salute del singolo dipendente.

I dati inseriti all’interno del portale dall’azienda e dal medico competente vengono conservati da Appocrate srl, che tratterà i dati dell’interessato esclusivamente per la finalità di abilitare l’utente a ricevere il codice univoco, necessario per accedere alle funzionalità dell’app “POLIforWORK”.

I dati inseriti all’interno dell’app, oggetto del trattamento, sono trattati unicamente per lo svolgimento del servizio di comunicazione tra dipendente e medico competente, e verranno cancellati dall’app ogni volta che viene finalizzato l’invio delle informazioni.

I dati raccolti attraverso il portale web e l’app, criptati ed anonimizzati, sono conservati in un servizio di server web dedicato, fornito da Appocrate srl.

Attraverso l’App non viene fatto alcun tracciamento del dipendente.

3. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

All’interno dell’App non viene memorizzato alcun dato sensibile o personale. La seguente informativa si riferisce ai dati inseriti all’interno del portale web da parte dell’azienda e del medico competente a cui l’Utente ha fornito l’autorizzazione.

Il trattamento dei dati è eseguito attraverso procedure informatiche o comunque mezzi telematici ad opera di soggetti interni e/o esterni appositamente incaricati, nel pieno rispetto del Regolamento.

I dati sono conservati per il solo periodo del monitoraggio definito dal Datore di Lavoro in archivi informatici e telematici e sono assicurate le misure di sicurezza previste dal legislatore, tali da ridurre al minimo i rischi di accesso non consentito, diffusione, perdita e distruzione.

Ai sensi dell’art. 7 comma 3 del Regolamento, il dipendente avrà la facoltà in qualsiasi momento di revocare il consenso al trattamento e richiedere la cancellazione dei propri dati personali, inviando comunicazione al datore di lavoro.

A seguito della richiesta di cancellazione da parte del Dipendente, tutti i dati personali dello stesso verranno cancellati, fatta salva la conservazione di eventuali dati sanitari prevista da obblighi normativi.

Qualora invece non pervenga al datore di lavoro una richiesta di cancellazione, i dati personali saranno conservati per un termine non superiore a 180 giorni, con decorrenza dalla data dell’ultimo accesso all’App da parte del Dipendente.

4. DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

I dati personali e sensibili non saranno comunicati, venduti o scambiati con soggetti terzi.

I dati personali forniti dal Dipendente attraverso l’app potranno essere comunicati dal Medico competente al medico di medicina generale o alle strutture sanitarie di riferimento esclusivamente per erogare eventuali servizi sanitari richiesti dal Medico o per ottemperare ad altri obblighi normativi.

I dati personali del Dipendente, inseriti dall’azienda e dal medico all’interno del portale web, sono trattati da Appocrate per:

1. poter dare seguito alla richiesta di accesso al servizio POLIforWORK;
2. per verificare la completezza, la validità e correttezza dei dati forniti, anche al fine di evitare truffe informatiche;

Più nello specifico, Appocrate srl può utilizzare i dati per le finalità funzionali alle attività di seguito elencate:

• Attivazione del servizio: si utilizzano le informazioni personali del Dipendente solo ed esclusivamente per completare e gestire il processo di attivazione del servizio. 
• Assistenza Clienti: gli uffici locali di Appocrate possono fornire un servizio di assistenza utenti dal lunedì al venerdì, esclusi i giorni di festività nazionale, dalle 9 alle 13, dalle 14 alle 18, in italiano. I dati personali del dipendente verranno utilizzati esclusivamente per garantirgli una rapida risposta in caso di bisogno.
• Altri tipi di comunicazioni: In alcune occasioni il Dipendente potrebbe venir contattato tramite e-mail o telefono, a seconda del tipo di informazioni che ha condiviso, ad es. nel caso ci fosse la necessità di gestire e rispondere a una sua richiesta.

4.1. COME VENGONO USATE LE INFORMAZIONI E I DATI

Le informazioni e i dati volontariamente inseriti nella piattaforma dal Dipendente saranno valutati dal Medico Competente o da eventuale altra struttura sanitaria autorizzata al fine di rilevare precocemente casi di sospetta infezione da SARS-CoV-2.

L'applicazione trasmette tutti i dati acquisiti al solo Medico Competente.

Previo consenso e solo in caso di necessità, il Dipendente potrà essere contattato dal Medico Competente di riferimento anche attraverso una video chiamata.

I dati aggregati ed anonimizzati di tutti i dipendenti aderenti al servizio POLIforWORK saranno utilizzati dal datore di lavoro, dal medico competente e dalla struttura sanitaria di riferimento per analisi statistiche visibili esclusivamente all’interno del portale poliforwork.it.

5. COOKIE

La App “POLIforWORK” non utilizza cookies.

6. TITOLARE E RESPONSABILI

Titolare del Trattamento è il datore di lavoro.

Il Titolare ha nominato Responsabile del trattamento, il Medico Competente di riferimento.

Il Titolare ha nominato inoltre Responsabile esterno del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento:

Appocrate s.r.l.
Via Fratelli Bandiera 18
25121 Brescia

Il datore di lavoro non sarà ritenuto Titolare del trattamento né sarà in alcun modo coinvolto nel trattamento dei dati acquisiti a seguito dell’eventuale instaurazione di un rapporto di assistenza medica tra l’utente ed il medico competente registrati sulla piattaforma web e app “POLIforWORK”.

I Dipendenti, per utilizzare il servizio, accettano la presente Informativa sulla Privacy ed i “Termini e Condizioni Generali di Utilizzo”, e sono, pertanto, invitati a prenderne visione prima di accettare l’utilizzo dell’App “POLIforWORK” e fornire informazioni personali di qualsiasi genere.

L’utilizzo dell’App “POLIforWORK” è consentito unicamente a chi dichiara di accettare la richiesta della propria azienda e di condividere con il proprio referente medico o struttura sanitaria le informazioni in essa inserite.

7. ESERCIZIO DEI DIRITTI DI CUI AL CAPO III DEL REGOLAMENTO EUROPEO

La informiamo che può far valere i Suoi diritti come espressi dal Capo III del Regolamento, rivolgendosi direttamente al Titolare del trattamento, ovvero al suo datore di lavoro.

Lei potrà ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile, su:

1. l’origine dei dati personali;
2. le finalità e modalità del trattamento;
3. la logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
4. gli estremi identificativi del Titolare, dei Responsabili e/o del rappresentante designato;
5. i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di Responsabili o incaricati.

Lei ha il diritto di ottenere:

1. l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
2. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
3. l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

Lei ha il diritto di opporsi, in tutto o in parte:

1. per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta.

Si specifica che, per disposizioni di legge, la documentazione sanitaria non può mai essere modificata.